Datenraum Immobilie: Die vollständige Unterlagenliste für den Ankauf

Dieser Artikel ist Teil unseres umfassenden Artikels Leitfadens zur Technischen Due Diligence.

Ein Immobilien-Datenraum ist mehr als eine Aktenablage. Er ist die Grundlage, auf der jede technische Prüfung, jede Kaufpreisverhandlung und am Ende jede Investitionsentscheidung steht. Wer beim Ankauf einer Bestandsimmobilie in Berlin oder Brandenburg eine belastbare technische Due Diligence durchführen will, braucht dafür Unterlagen - und zwar die richtigen, vollständigen und aktuellen. Fehlen sie, ist das kein neutraler Zustand. Eine Lücke im Datenraum ist selbst ein Befund.

In diesem Beitrag zeigen wir Ihnen, welche Dokumente in einem Datenraum liegen müssen, damit eine technische Prüfung überhaupt möglich ist, warum jedes einzelne davon zählt und was seine Abwesenheit für Sie als Käufer oder Verkäufer bedeutet.

Warum eine Lücke im Datenraum kein neutraler Zustand ist

In der Praxis begegnet uns immer wieder dieselbe Annahme: Wenn eine Unterlage fehlt, wird sie eben nachgereicht oder man geht vom "üblichen Zustand" aus. Das ist ein teurer Irrtum. Ein fehlender Prüfbericht bedeutet nicht automatisch, dass die Anlage in Ordnung ist - er bedeutet, dass Sie es nicht wissen. Und Nichtwissen ist bei einer Kaufpreisfindung ein Risiko, das eingepreist werden muss, nicht ignoriert werden darf.

Ein professionell aufgebauter Datenraum verschafft Ihnen als Käufer Verhandlungssicherheit und dem Verkäufer einen glaubwürdigeren Verkaufsprozess mit weniger Nachfragen und Verzögerungen. Genau deshalb prüfen wir bei RESO zu Beginn jeder technischen Due Diligence zunächst die Datenraumstruktur selbst, bevor wir in die Substanzbewertung einsteigen. Wer eine erste Einschätzung ohne vollständige Datenraumanalyse braucht, kann bei uns auch mit einer Ortsbesichtigung und Handlungsempfehlung ab 500 Euro einsteigen - für eine vertiefte Prüfung auf Basis vorhandener Unterlagen bieten wir die Datenraumanalyse ab 1.000 Euro an.

Die vollständige Unterlagenliste für den Ankauf

Die folgende Gliederung orientiert sich an den Kategorien, die in jeder technischen Due Diligence komplexer Bestandsimmobilien geprüft werden. Sie gilt gleichermaßen für Büro- und Gewerbeimmobilien wie für Zinshäuser, wobei einzelne Punkte je nach Nutzungsart unterschiedlich stark wiegen.

1. Bestandsunterlagen und Pläne

Grundrisse, Schnitte, Ansichten, Lagepläne und - wo vorhanden - Bestandsvermessungen bilden die Basis jeder technischen Bewertung. Ohne sie lässt sich weder die Flächenangabe im Exposé verifizieren noch eine spätere Umbau- oder Umnutzungsplanung seriös kalkulieren.

• Warum es zählt: Ohne aktuelle Bestandspläne kann kein Gutachter beurteilen, ob die reale Bausubstanz noch der genehmigten Planung entspricht.

• Was die Abwesenheit bedeutet: Es müssen kostenpflichtige Aufmaße beauftragt werden, und Sie kaufen faktisch mit einem Flächenrisiko, dessen Höhe unbekannt ist.

2. Baugenehmigungen und Nutzungsänderungen

Dazu gehören die ursprüngliche Baugenehmigung, alle Nachtragsgenehmigungen, Abgeschlossenheitsbescheinigungen sowie Nachweise über genehmigte Nutzungsänderungen (etwa von Gewerbe- zu Büroeinheiten oder umgekehrt).

• Warum es zählt: Eine nicht genehmigte Nutzung kann im Ernstfall zur Nutzungsuntersagung durch das Bauaufsichtsamt führen - mit direkter Auswirkung auf Mieteinnahmen.

• Was die Abwesenheit bedeutet: Sie übernehmen im Zweifel ein baurechtliches Risiko, das erst nach Ankauf sichtbar wird, wenn es zu spät ist, den Kaufpreis anzupassen.

3. TGA-Dokumentation und Wartungsverträge

Technische Gebäudeausrüstung (Heizung, Lüftung, Sanitär, Aufzüge, Brandmeldeanlage) braucht Bestandsunterlagen, Revisionspläne und laufende Wartungsverträge samt Wartungsprotokollen der letzten Jahre.

• Warum es zählt: Die TGA verursacht in Bestandsgebäuden den größten Teil des laufenden Instandhaltungsbudgets. Ohne Wartungshistorie lässt sich der Restlebenszyklus einzelner Anlagen nicht einschätzen.

• Was die Abwesenheit bedeutet: Es drohen unkalkulierte CapEx-Bedarfe in den ersten Jahren nach Ankauf, häufig im fünf- bis sechsstelligen Bereich pro Anlage.

4. Prüfberichte und Sachverständigengutachten

Hierzu zählen insbesondere die wiederkehrenden Prüfungen nach Betriebssicherheitsverordnung: Aufzugsprüfungen, Elektroprüfungen nach DGUV V3, Trinkwasseranalysen nach Trinkwasserverordnung und der aktuelle Brandschutznachweis bzw. Brandschutzkonzept.

• Warum es zählt: Diese Prüfungen sind gesetzlich vorgeschrieben. Ihr Fehlen ist nicht nur ein Informationsdefizit, sondern potenziell bereits ein Verstoß gegen Betreiberpflichten.

• Was die Abwesenheit bedeutet: Als neuer Eigentümer übernehmen Sie die Betreiberverantwortung ab Tag eins - inklusive Haftungsrisiko für Mängel, die Sie nicht kennen konnten, weil die Prüfung nie dokumentiert wurde.

5. Energieausweis und GEG-Nachweise

Der gültige Energieausweis nach Gebäudeenergiegesetz (GEG) sowie Nachweise zu etwaigen Sanierungspflichten, insbesondere im Hinblick auf die kommenden Anforderungen aus der EU-Gebäuderichtlinie (EPBD), gehören zwingend in den Datenraum.

• Warum es zählt: Der Energieausweis ist ohnehin gesetzliche Pflicht bei Verkauf und Vermietung. Zusätzlich zeigt er die energetische Ausgangslage für künftige ESG-Anforderungen von Finanzierern und Mietern.

• Was die Abwesenheit bedeutet: Ohne belastbare Energiedaten lässt sich das Sanierungsrisiko aus GEG und EPBD nicht beziffern - ein zunehmend wertrelevanter Faktor bei Bestandsobjekten vor 2000.

6. Schadstoffkataster

Bei Gebäuden mit Baujahr vor den 1990er Jahren sind Erfassungen zu Asbest, PAK, PCB oder KMF (künstliche Mineralfasern) ein zentraler Bestandteil der Prüfung.

• Warum es zählt: Schadstoffbelastungen wirken sich unmittelbar auf spätere Sanierungs- und Rückbaukosten aus und können Mieterausbauten erheblich verteuern oder verzögern.

• Was die Abwesenheit bedeutet: Ohne Kataster kalkulieren Sie faktisch mit einem unbekannten Nachlass- oder Rückstellungsbedarf, der bei Umbauten überraschend zutage tritt.

7. Mietverträge mit technischem Bezug

Gemeint sind nicht nur die Mietverträge selbst, sondern insbesondere Instandhaltungs- und Instandsetzungsklauseln, Übergabeprotokolle, vereinbarte Umbau- oder Rückbaupflichten sowie Regelungen zur Kostenumlage bei technischen Anlagen.

• Warum es zählt: Wer laut Vertrag für welche Instandhaltung zuständig ist, entscheidet direkt darüber, welche CapEx-Positionen auf den Käufer zukommen und welche der Mieter trägt.

• Was die Abwesenheit bedeutet: Unklare oder fehlende Klauseln führen regelmäßig zu Streitigkeiten über Kostenverantwortung, die erst nach Ankauf sichtbar werden.

8. Instandhaltungshistorie und Rechnungen

Rechnungen und Leistungsverzeichnisse der letzten fünf bis zehn Jahre zu Instandhaltungs- und Modernisierungsmaßnahmen zeigen, was tatsächlich am Gebäude gemacht wurde - im Unterschied zu dem, was auf dem Papier hätte gemacht werden sollen.

• Warum es zählt: Sie erlauben einen Abgleich zwischen dokumentierter Wartung und tatsächlich investiertem Kapital - ein guter Indikator für die Instandhaltungskultur des Verkäufers.

• Was die Abwesenheit bedeutet: Sie können nicht unterscheiden, ob ein gepflegter Eindruck vor Ort auf echter Investition beruht oder auf kosmetischer Instandsetzung kurz vor dem Verkauf.

Übersicht: Dokument, Bedeutung, Risiko bei Fehlen

Für Verkäufer: Den Datenraum vor dem Verkauf aufräumen

Ein aufgeräumter Datenraum ist kein Kontrollinstrument gegen Sie als Verkäufer, sondern ein Beschleuniger für den Verkaufsprozess. Käufer und deren Berater brauchen weniger Nachfragerunden, Finanzierer entscheiden schneller, und Sie vermeiden, dass fehlende Unterlagen als Verhandlungsargument gegen den Kaufpreis genutzt werden - selbst wenn technisch alles in Ordnung ist.

Praktisch empfiehlt sich folgendes Vorgehen, bevor der Datenraum für Interessenten geöffnet wird:

1. Bestandsunterlagen und Prüfberichte gegen die obige Liste abgleichen und Lücken identifizieren.

2. Fehlende, aber nachholbare Prüfungen (Aufzug, DGUV V3, Trinkwasser) zeitnah beauftragen - eine aktuelle Prüfplakette wirkt glaubwürdiger als jede Erklärung im Verkaufsgespräch.

3. Bei tatsächlich nicht mehr vorhandenen Unterlagen (z. B. alte Baugenehmigungen) frühzeitig beim Bauaufsichtsamt Duplikate anfragen, da Bearbeitungszeiten mehrere Wochen betragen können.

4. Instandhaltungsrechnungen chronologisch sortieren, damit die Investitionshistorie auf einen Blick nachvollziehbar ist.

5. Datenraum strukturiert nach den oben genannten Kategorien aufbauen, statt Dokumente unsortiert abzulegen.

Wenn Sie diesen Aufwand nicht intern leisten können oder wollen: Mit unserem Makler- und Transaktions-Check sowie der Erstellung einer RESO 360°-Dokumentation bereiten wir Bestandsobjekte gezielt für einen belastbaren, käuferseitig überzeugenden Verkaufsprozess vor.

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Häufige Fragen

Welche Unterlagen sind für eine technische Due Diligence unbedingt notwendig?

Zwingend erforderlich sind mindestens Bestandspläne, die Baugenehmigung inklusive Nachträge, aktuelle Prüfberichte für Aufzug, Elektro (DGUV V3), Trinkwasser und Brandschutz sowie der Energieausweis. Ohne diese Kerndokumente ist eine belastbare technische Bewertung nicht möglich.

Was passiert, wenn Prüfberichte wie DGUV V3 oder Trinkwasseranalysen fehlen?

Sie übernehmen als neuer Eigentümer sofort die Betreiberverantwortung für die technischen Anlagen - unabhängig davon, ob eine Prüfung dokumentiert vorliegt. Fehlt sie, tragen Sie das volle Haftungsrisiko für Mängel, die eine rechtzeitige Prüfung aufgedeckt hätte.

Wie lange dauert der Aufbau eines vollständigen Datenraums?

Bei gut geführten Objekten mit laufender Verwaltung reichen häufig zwei bis drei Wochen. Müssen Unterlagen wie alte Baugenehmigungen beim Bauaufsichtsamt nachgefordert werden, sollten Sie vier bis acht Wochen einplanen.

Kann eine fehlende Unterlage den Kaufpreis beeinflussen?

Ja, und zwar in beide Richtungen. Käufer setzen für unbekannte Risiken üblicherweise einen Sicherheitsabschlag an, der oft höher ausfällt als die tatsächlichen Kosten der fehlenden Prüfung oder Sanierung. Ein vollständiger Datenraum verhindert diesen pauschalen Abschlag.

Reicht eine Selbstauskunft des Verkäufers statt Originaldokumenten?

Für eine seriöse technische Prüfung nicht. Selbstauskünfte ersetzen keine Prüfberichte, Genehmigungen oder Rechnungen, da sie im Streitfall keine Beweiskraft haben und den tatsächlichen technischen Zustand nicht belegen können.