Wer ein Immobilienprojekt plant – ob Sanierung, Mieterausbau oder Neuentwicklung – steht schnell vor einer komplexen Aufgabe: Architekten müssen koordiniert, Kosten überwacht, Termine gehalten und Entscheidungen rechtzeitig getroffen werden. Genau hier greift die Projektsteuerung. Doch was genau steckt dahinter, was kostet sie – und wann lohnt sie sich wirklich?

Was ist Projektsteuerung?

Projektsteuerung ist die professionelle Wahrnehmung delegierbarer Bauherrenaufgaben durch einen externen Spezialisten. Das bedeutet: Aufgaben, die eigentlich dem Eigentümer oder Investor als Auftraggeber obliegen – wie Kosten- und Termincontrolling, Koordination aller Planungsbeteiligten sowie Qualitätssicherung – werden an einen erfahrenen Projektsteuerer übertragen.

In Deutschland ist das Leistungsbild der Projektsteuerung im AHO-Heft Nr. 9 definiert – dem anerkannten Branchenstandard für Projektmanagementleistungen in der Bau- und Immobilienwirtschaft. Es unterteilt die Projektsteuerung in fünf Projektstufen und fünf Handlungsbereiche: Organisation & Koordination, Qualitäten & Quantitäten, Kosten & Finanzierung, Termine & Logistik sowie Verträge & Versicherungen.

Wichtig: Der Projektsteuerer übernimmt dabei keine Planungsverantwortung – das bleibt beim Architekten oder den Fachplanern. Er agiert als neutrale Kontroll- und Koordinationsinstanz im Auftrag des Bauherrn.

Projektsteuerung vs. Projektleitung: Ein wichtiger Unterschied

Oft werden beide Begriffe verwechselt. Der Unterschied ist grundlegend: Die Projektleitung trifft Entscheidungen und trägt die Gesamtverantwortung – sie liegt beim Bauherrn bzw. Eigentümer. Die Projektsteuerung hat beratende und kontrollierende Funktion ohne eigene Weisungsbefugnis. Sie bereitet Entscheidungen vor, überwacht die Umsetzung und koordiniert alle Beteiligten.

In der Praxis werden gerade bei erfahrungsarmen oder ressourcenbeschränkten Eigentümern Teile der Projektleitungsaufgaben ebenfalls an externe Projektsteuerer übertragen. Ein erfahrener Projektsteuerer kann so als verlängerter Arm des Auftraggebers fungieren.

Wann macht Projektsteuerung besonders Sinn?

Nicht jedes Projekt braucht einen externen Projektsteuerer. In der Praxis empfiehlt sich die Beauftragung insbesondere dann, wenn das Projekt komplex ist – viele Gewerke, mehrere Nutzer oder laufender Betrieb während der Baumaßnahme –, wenn der Eigentümer keine eigene Bauabteilung hat, wenn Budget und Terminrahmen eng definiert sind, oder wenn es sich um eine Bestandsimmobilie handelt, deren technischer Zustand detaillierte Vorabanalysen erfordert.

Gerade bei Bestandsimmobilien – einem unserer Kernbereiche bei RESO – zeigt sich der Wert einer strukturierten Projektsteuerung besonders deutlich. Hier existieren oft unvollständige Bestandsunterlagen, unerwartete Baumängel und enge Abstimmungserfordernisse mit Mietern und Behörden.

Praxishinweis: Eine frühe Einbindung des Projektsteuerers – idealerweise ab der ersten Planungsphase – erhöht die Steuerungsmöglichkeiten erheblich und reduziert spätere Korrekturkosten. Entscheidungen, die in der Vorbereitung getroffen werden, prägen das gesamte Projekt.

Was kostet Projektsteuerung – und lohnt sie sich?

Das Honorar liegt je nach Umfang und Komplexität in der Regel zwischen 1 % und 7 % der anrechenbaren Baukosten. Der betriebswirtschaftliche Nutzen ist eindeutig: Die Leistung rechnet sich dann, wenn die vermiedenen Mehr- und Nachtragskosten höher sind als das Honorar selbst. In der Praxis enden unkontrollierte Projekte häufig mit erheblichen Budgetüberschreitungen und Terminverzögerungen – Kosten, die durch professionelles Controlling von Anfang an vermieden werden können.

Ein häufiger Irrtum: Interne Managementleistungen erscheinen kostenlos, weil sie in den allgemeinen Geschäftskosten verschwinden. Beauftragen Eigentümer eine externe Projektsteuerung, werden diese Leistungen sichtbar – und oft erstmals verlässlich erbracht.

Das magische Dreieck: Kosten, Termine, Qualität

Im Kern dreht sich jede Projektsteuerung um drei Zielgrößen, die in ständiger Wechselwirkung stehen. Kosten lassen sich senken – meistens zu Lasten der Qualität oder des Termins. Qualitäten lassen sich steigern – aber dann steigen Kosten oder Laufzeiten. Termine lassen sich verkürzen – was häufig Mehrkosten oder Qualitätskompromisse erzeugt.

Die Aufgabe des Projektsteuerers ist es, dieses Dreieck im Gleichgewicht zu halten und die Projektziele des Bauherrn konsequent zu vertreten – gegenüber Planern, ausführenden Unternehmen und behördlichen Stellen.

Wie wir bei RESO Projektsteuerung verstehen

Bei RESO übernehmen wir die vollständige Steuerung komplexer Bau- und Sanierungsprojekte – von der ersten Idee bis zur erfolgreichen Übergabe. Unser Schwerpunkt liegt auf Bestandsimmobilien in Berlin und Umgebung: Büro- und Gewerbegebäuden, Pflegeimmobilien, Einzelhandel und gemischt genutzten Objekten.

Was uns dabei auszeichnet: Wir denken nicht nur in Phasen und Checklisten, sondern verstehen die wirtschaftlichen Interessen unserer Auftraggeber. Eine gut gesteuerte Maßnahme ist keine Formalität – sie ist die Grundlage für einen belastbaren Business Case. Zu unseren Referenzen zählen Projekte wie das CUBE Berlin, das Waldorf Astoria Berlin sowie Wohn- und Pflegeprojekte der Katharinenhof-Gruppe.

Fazit: Projektsteuerung ist kein Luxus für Großprojekte – sie ist eine Investition in Planungssicherheit, Kostenkontrolle und Termintreue. Wer frühzeitig einen erfahrenen Projektsteuerer einbindet, reduziert Risiken und schafft die Grundlage für ein erfolgreiches Projekt.