Instandhaltungsrückstau im Ankauf beziffern: Von der Begehung zum CapEx-Abzug

Dieser Artikel ist Teil unseres umfassenden Artikels Leitfadens zur Technischen Due Diligence.

Im technischen Due-Diligence-Bericht steht meist ein Satz wie: "Die Fassade weist erhebliche Instandsetzungsrückstände auf." Für den Investor ist das wertlos, solange keine Zahl dahintersteht. Genau an dieser Stelle entscheidet sich, ob eine Begehung nur ein Foto-Protokoll bleibt oder tatsächlich Einfluss auf den Kaufpreis nimmt. Wer den Instandhaltungsrückstau sauber beziffert, hat ein Verhandlungsargument. Wer nur einen Mängelbericht liefert, hat eine Meinung.

Dieser Artikel zeigt den Weg von der Bauteilaufnahme zur belastbaren CapEx-Zahl, die im Kaufpreis oder im Businessplan verteidigt werden kann. Er baut auf der technischen Due Diligence auf und ist die methodische Brücke zu unserem CapEx-Manager, mit dem Sie diesen Prozess über die gesamte Haltedauer laufend fortschreiben statt einmalig zum Ankauf zu rechnen.

Warum der Rückstau über den Kaufpreis entscheidet

Ein Bestandsobjekt hat immer zwei Zahlen: den Kaufpreis, über den verhandelt wird, und den technischen Zustand, der selten mitverhandelt wird, weil er niemand konkret beziffert. Genau das ist der Hebel. Ein sauber hergeleiteter Instandhaltungsrückstau ist im Ankaufsprozess eine der wenigen Positionen, die Sie mit Fachargumenten direkt vom Kaufpreis abziehen können, ohne dass der Verkäufer widersprechen kann, ohne selbst ein Gutachten in Auftrag zu geben.

Voraussetzung ist Nachvollziehbarkeit. Eine pauschale Rückstellung von "5 % vom Kaufpreis" hält keiner Verhandlung stand. Eine Bauteilliste mit Baujahr, Zustand, Restnutzungsdauer, Einheitskosten und Quelle dagegen schon.

Vom Bauteil zur Zahl: die Methodik in fünf Schritten

Schritt 1: Bauteilliste mit Alter und Restnutzungsdauer

Ausgangspunkt ist eine vollständige Bauteilliste aus der Ortsbesichtigung: Dach, Fassade, Fenster, Aufzüge, Heizung, Elektro, Sanitär, Brandschutz, Außenanlagen. Für jedes Bauteil werden erfasst:

• Baujahr bzw. Jahr der letzten Erneuerung

• Aktueller Zustand nach Begehung (visuell, ggf. mit Bauteilöffnung)

• Standardisierte Nutzungsdauer laut Erfahrungswerten und Herstellerangaben

• Daraus abgeleitete Restnutzungsdauer

Die Restnutzungsdauer ist keine reine Rechengröße aus Alter minus Nutzungsdauer. Ein schlecht gewarteter Aufzug mit 18 Jahren kann technisch bereits am Ende sein, während ein gut gepflegtes Flachdach mit 22 Jahren noch 5 Jahre Reserve hat. Der Zustand vor Ort korrigiert die theoretische Tabellenwerte.

Schritt 2: Ersatzzeitpunkte auf die Zeitachse legen

Jedes Bauteil bekommt einen voraussichtlichen Ersatz- oder Sanierungszeitpunkt auf einer Zeitachse von in der Regel 10 bis 15 Jahren. So entsteht aus einer Liste ein Zeitplan: Was ist bereits überfällig, was fällt in 2 Jahren an, was erst in 8 Jahren.

Schritt 3: Einheitskosten ansetzen

Für jedes Bauteil werden marktübliche Einheitskosten pro Quadratmeter oder Stück angesetzt, regional differenziert nach Berlin und mit Referenz auf aktuelle Kostenkennwerte (BKI, eigene Projekterfahrung, Angebote vergleichbarer Baumaßnahmen). Pauschale Baupreisindizes reichen hier nicht, weil Fassadenarbeiten, Aufzugsmodernisierung und Dachabdichtung sich unterschiedlich verteuert haben.

Schritt 4: Preissteigerung und Bauzeitrisiko einrechnen

Eine Sanierung, die erst in 6 Jahren ansteht, kostet in 6 Jahren mehr als heute. Für die Zeitachse wird daher eine Baupreissteigerung von üblicherweise 2,5 bis 3,5 % pro Jahr eingerechnet. Zusätzlich sollte ein Puffer für Bauzeitrisiko und Unvorhergesehenes von 10 bis 15 % auf die Kostenschätzung angesetzt werden, insbesondere bei Bauteilen, die erst nach Öffnung genauer zu beurteilen sind (zum Beispiel Steigleitungen hinter Verkleidungen).

Schritt 5: Rückstau vom laufenden Instandhaltungsbedarf trennen

Hier passiert der häufigste Fehler in Ankaufskalkulationen: laufender, ohnehin einzuplanender Instandhaltungsbedarf wird mit dem tatsächlichen Rückstau vermischt. Nur was bereits heute überfällig ist oder aus unterlassener Wartung resultiert, ist Rückstau und damit ein Argument für den Kaufpreis. Was planmäßig in 8 Jahren ansteht, ist normaler Lebenszyklus und gehört in den laufenden CapEx-Plan, nicht in die Kaufpreisverhandlung.

Restnutzungsdauern wichtiger Bauteile (Orientierungswerte)

Diese Werte sind Ausgangspunkte für die Einordnung, nicht der Ersatz für die Begehung. Der tatsächliche Wartungszustand verschiebt die Restnutzungsdauer in beide Richtungen.

Rückstau ist nicht gleich Aufwertung

Diese Abgrenzung ist der Kern der ganzen Übung, und sie wird in vielen Datenraumanalysen zu ungenau gezogen. Nur der reine Instandhaltungsrückstau ist im Kaufpreis argumentierbar. Alles, was über die Wiederherstellung des vertragsgemäßen Zustands hinausgeht, ist Aufwertung und gehört in den Businessplan des Käufers, nicht in die Kaufpreisverhandlung mit dem Verkäufer.

• Rückstau (kaufpreisrelevant): Erneuerung der undichten Dachabdichtung im gleichen Aufbau, Austausch der defekten Aufzugssteuerung, Instandsetzung der rissigen Fassade in vorhandener Qualität.

• Aufwertung (nicht kaufpreisrelevant): Dachaufbau mit zusätzlicher Dämmung über GEG-Mindestanforderung hinaus, Fassadensanierung mit höherwertigem Material, Aufzugserweiterung um eine zusätzliche Kabine, Grundrissoptimierung für höhere Mieten.

Ein Verkäufer wird zu Recht widersprechen, wenn Sie eine wertsteigernde Maßnahme als Mangel deklarieren. Halten Sie diese Trennung in der Bauteilliste konsequent als eigene Spalte fest, das erspart Diskussionen in der Verhandlung.

Durchgerechnetes Beispiel: Bürohaus in Charlottenburg

Ein Bürogebäude, Baujahr 1975, 4.200 qm Bruttogrundfläche, letzte größere Sanierung 2005 an Teilbereichen. Auszug aus der Bauteilbewertung:

Der kaufpreisrelevante Instandhaltungsrückstau beträgt in diesem Beispiel 282.000 € (Fassade plus akutes Dachleck), also die Positionen, die bereits heute überfällig sind. Die weiteren Posten gehören in die 10-Jahres-CapEx-Kurve, nicht in die Kaufpreisverhandlung, sind für den Businessplan aber ebenso entscheidend.

Vom CapEx-Profil zum Barwert für die Kaufpreisargumentation

Aus der Zeitachse entsteht eine 10-Jahres-CapEx-Kurve: Jahr für Jahr, welche Bauteile mit welchen Kosten fällig werden. Für die Kaufpreisverhandlung zählt vor allem der Rückstau als Sofortabzug. Für die Investitionsentscheidung insgesamt zählt zusätzlich der Barwert der gesamten Kurve, abgezinst mit dem für das Objekt angesetzten Diskontierungssatz (häufig zwischen 4 und 6 %, je nach Risikoprofil und Fremdkapitalkosten).

Für das Beispiel oben ergibt die Abzinsung der Jahr-4- und Jahr-8-Positionen mit 5 % einen Barwert von rund 337.000 € für diese beiden Posten, zusätzlich zum sofortigen Rückstau von 282.000 €. In Summe liegt der technische Investitionsbedarf der ersten 10 Jahre bei rund 620.000 € Barwert, wovon aber nur 282.000 € tatsächlich Verhandlungsmasse im Kaufpreis sind. Diese Differenzierung entscheidet, ob eine Argumentation beim Verkäufer verfängt oder als überzogen zurückgewiesen wird.

Für laufende Bestandshalter, die diese Übung nicht einmalig zum Ankauf, sondern kontinuierlich über die Haltedauer fortschreiben wollen, bildet genau dieses Prinzip die Grundlage unseres CapEx-Managers: Bauteilliste, Zeitachse und Barwert werden dort als lebendes Instrument geführt statt als einmaliges PDF im Datenraum zu verstauben.

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Häufige Fragen

Was zählt genau als Instandhaltungsrückstau und was nicht?

Rückstau ist, was zum Zeitpunkt der Begehung bereits fällig oder überfällig ist und unterlassen wurde, den vertragsgemäßen Zustand wiederherzustellen. Planmäßig erst in einigen Jahren anstehende Erneuerungen sind kein Rückstau, sondern normaler Lebenszyklus und gehören in den CapEx-Plan, nicht in die Kaufpreisverhandlung.

Welcher Diskontierungssatz ist für die Barwertberechnung üblich?

Je nach Objekt und Risikoprofil werden in Berlin meist 4 bis 6 % angesetzt, orientiert an Fremdkapitalkosten und Objektrisiko. Bei Zinshäusern mit stabilen Mieteinnahmen liegt der Satz eher am unteren Rand, bei Gewerbeobjekten mit Vermietungsrisiko eher am oberen Rand.

Wie genau muss die Bauteilliste sein, um im Kaufpreis zu wirken?

Sie sollte je Bauteil Baujahr, Zustand, Restnutzungsdauer, Einheitskosten und Quelle der Kostenschätzung enthalten. Pauschale Prozentsätze vom Kaufpreis ohne Bauteilbezug werden in Verhandlungen erfahrungsgemäß kaum akzeptiert.

Kann ich den Rückstau selbst schätzen oder brauche ich eine Begehung?

Eine belastbare Zahl setzt eine Vor-Ort-Begehung voraus, weil Zustand und Wartungshistorie die theoretische Restnutzungsdauer erheblich verschieben können. Eine reine Aktenanalyse ohne Ortstermin liefert bestenfalls eine grobe Indikation.

Wie oft sollte die CapEx-Kurve nach dem Ankauf aktualisiert werden?

Mindestens jährlich, idealerweise nach jeder größeren Maßnahme oder Bauteilöffnung, da neue Erkenntnisse die Restnutzungsdauer und damit die gesamte Kurve verändern können.