Mieterausbau ausschreiben: Leistungsverzeichnis, Bieterkreis und Vergabe in 6 Schritten

Sie schreiben einen Mieterausbau aus, indem Sie ein vollständiges Leistungsverzeichnis erstellen, es an drei bis fünf geeignete Firmen versenden, die Angebote per Preisspiegel vergleichen und die Vergabe im persönlichen Gespräch absichern, bevor der Bauvertrag unterschrieben wird. Dieser Ablauf gliedert sich in sechs Schritte, die im Folgenden einzeln erklärt werden.

Dieser Artikel ist Teil des Leitfadens Mieterausbau für Büroflächen und vertieft darin den Abschnitt Ausschreibung und Vergabe.

Aktualisiert am 28. August 2026, ursprünglich veröffentlicht am 27. August 2026.

Das Wichtigste in Kürze

• Der größte Hebel auf den Ausbaupreis liegt in der Ausschreibung, nicht in der Schlussverhandlung.

• Ein vollständiges, eindeutiges Leistungsverzeichnis ist die Voraussetzung für vergleichbare Angebote.

• Drei bis fünf geeignete Bieter pro Gewerk erzeugen echten Wettbewerb, ohne gute Firmen abzuschrecken.

• Der Preisspiegel macht Spekulationspreise und Ausschlüsse sichtbar, bevor sie zu teuren Nachträgen werden.

• Das Vergabegespräch klärt Leistungsumfang und Termine, bevor unterschrieben wird - nicht danach.

Muss ich als privater Bauherr das Vergaberecht beachten?

Nein. Mieter, Eigentümer und Asset Manager gelten beim Mieterausbau als private Auftraggeber und sind an die VOB/A nicht gebunden. Die VOB/A ist die Vergabe- und Vertragsordnung für Bauleistungen, Teil A, und regelt ausschließlich das Verfahren öffentlicher Auftraggeber. Ihre Systematik - klare Leistungsbeschreibung, definierter Bieterkreis, dokumentierter Angebotsvergleich - bleibt trotzdem der bewährte Maßstab, weil sie vor den immer gleichen Vergabefehlern schützt. Der Bauvertrag selbst wird bei privaten Mieterausbauten in der Regel nach VOB/B oder nach dem Werkvertragsrecht in § 631 BGB geschlossen.

Schritt 1: Vergabestrategie festlegen

Ein Generalunternehmer ist ein Anbieter, der sämtliche Gewerke eines Bauvorhabens selbst koordiniert und dem Auftraggeber gegenüber als einziger Vertragspartner auftritt. Die Einzelvergabe bezeichnet dagegen die getrennte Beauftragung jedes Gewerks, wobei der Auftraggeber die Koordination selbst übernimmt oder an eine Projektsteuerung delegiert. Die Einzelvergabe bringt im Mieterausbau nach Erfahrungswerten aus Berliner Projekten meist den niedrigeren Preis, verlangt dafür aber mehr Steuerungsaufwand als die GU-Vergabe.

Auch bei GU-Vergabe lohnt eine Ausschreibung an mehrere Anbieter, weil der Koordinationsaufschlag sonst nicht verhandelbar ist. Eine Mischform ist ebenfalls möglich: kritische technische Gewerke einzeln ausschreiben, den Innenausbau als Paket an einen Anbieter vergeben.

Schritt 2: Das Leistungsverzeichnis erstellen

Ein Leistungsverzeichnis ist die vollständige, nach Gewerken gegliederte Beschreibung aller zu erbringenden Leistungen nach Art, Menge und Qualität. Es ist die Grundlage dafür, dass alle Bieter dieselbe Leistung kalkulieren und ihre Angebote damit vergleichbar werden.

• Vollständig: alle Gewerke und Positionen erfasst - was fehlt, kommt später als Nachtrag zurück, dann ohne Wettbewerb.

• Eindeutig: jede Position mit Materialgüte, Norm und Ausführungsstandard beschrieben, ohne auslegbare Begriffe wie "hochwertig".

• Mengengenau: Mengen aus der Planung ermittelt, nicht geschätzt.

• Neutral: produktoffen oder mit dem Zusatz "oder gleichwertig" formuliert, damit echter Wettbewerb entsteht.

Das Leistungsverzeichnis setzt eine tragfähige Planung voraus. Wird die Planung vollständig dem ausführenden Unternehmen überlassen, fehlt die neutrale Instanz, die das Leistungsverzeichnis im Interesse des Auftraggebers formuliert.

Schritt 3: Den Bieterkreis aufbauen

Wie viele Angebote sollte ich einholen?

Drei bis fünf geeignete Firmen pro Gewerk sind in der Vergabepraxis der bewährte Rahmen. Weniger als drei Angebote liefern keinen echten Preisvergleich, deutlich mehr als fünf schrecken gute Firmen ab, weil ihre Zuschlagschance rechnerisch sinkt und sie den Kalkulationsaufwand scheuen.

Bieter werden nach Eignung ausgewählt, nicht nach bloßer Verfügbarkeit: Referenzen im vergleichbaren Segment, fachliche und personelle Kapazität, Bonität und Termintreue in der Vergangenheit. Eine kurze Präqualifikation vor Versand des Leistungsverzeichnisses erspart später den Vergleich nicht tragfähiger Angebote. In angespannten Marktphasen ist die Verfügbarkeit geeigneter Firmen der Engpass, nicht der Preis - dann früh anfragen und den Bieterkreis breiter aufstellen.

Schritt 4: Angebote einholen und vergleichen

Die Endsumme eines Angebots ist der Anfang der Prüfung, nicht ihr Ende. Folgende Prüfschritte gehören vor jede Vergabeentscheidung:

• Rechnerische Prüfung: Stimmen Einheitspreis mal Menge mit Positionssumme und Endsumme überein?

• Technische Prüfung: Bietet die Firma exakt die ausgeschriebene Leistung an oder wurden Positionen verändert?

• Preisliche Prüfung je Position: Auffällig günstige Preise bei Positionen mit unsicherer Menge sind ein typisches Muster für spätere Nachtragsforderungen.

• Vollständigkeit: Sind alle Positionen ausgepreist, oder fehlen einzelne Zeilen?

• Nebenangebote und Ausschlüsse: Was hat der Bieter unter Vorbehalt gestellt?

Was ist ein Preisspiegel und wie erstelle ich ihn?

Ein Preisspiegel ist eine tabellarische Gegenüberstellung aller eingegangenen Angebote auf Positionsebene, in der jede Position jedes Bieters direkt neben der gleichen Position der übrigen Bieter steht. Erst auf dieser Ebene werden Ausreißer sichtbar, die in der bloßen Endsumme verschwinden. Die folgende Beispielrechnung zeigt drei Bieter für vier Positionen eines Trockenbau-Gewerks:

Der Preisspiegel zeigt in diesem Beispiel, dass Bieter C trotz niedriger Einzelpositionen bei den Brandschutzklappen ein Nachtragsrisiko trägt und Bieter B eine Position schlicht vergessen hat. Beide Punkte gehören direkt ins Vergabegespräch, nicht erst in die Bauabnahme.

Schritt 5: Das Vergabegespräch führen

Ein Vergabegespräch ist das persönliche Klärungsgespräch mit dem in die engere Wahl gekommenen Bieter, das zwischen Angebotsvergleich und Zuschlag stattfindet und offene Punkte aus dem Preisspiegel klärt, bevor der Vertrag unterschrieben wird. Es dient nicht dem Feilschen um Prozente, sondern der inhaltlichen Klärung und der Risikoreduktion.

• Leistungsumfang: Ist wirklich alles enthalten? Schnittstellen, Baustelleneinrichtung, Schutzmaßnahmen und Entsorgung werden in Angeboten häufig übersehen.

• Auffällige Positionen aus dem Preisspiegel: Ausreißer werden direkt angesprochen, nicht stillschweigend akzeptiert.

• Termine und Kapazität: Wer führt das Projekt konkret aus? Ein günstiger Preis von einer überlasteten Firma ist teuer erkauft.

• Vertragsgrundlagen: VOB/B oder § 631 BGB, Zahlungsplan, Sicherheiten, Gewährleistungsfristen, Vertragsstrafe bei Terminverzug.

Das Vergabegespräch gehört dokumentiert: Was mündlich vereinbart, aber nicht schriftlich festgehalten wird, existiert im Streitfall nicht.

Schritt 6: Vergabe entscheiden und Vertrag schließen

Der Zuschlag geht an das wirtschaftlichste Angebot, nicht zwingend an das billigste. Ein Angebot, das 5 Prozent teurer ist, aber von einer nachweislich termintreuen Firma stammt, kann die günstigere Wahl sein, weil eine Bauverzögerung im Mieterausbau über doppelte Mietbelastung schnell teurer wird als die Preisdifferenz. Ein kurzer Vergabevermerk dokumentiert die Entscheidung nachvollziehbar gegenüber Gesellschaftern oder Investoren.

Der Bauvertrag regelt mindestens: Leistungsumfang mit Leistungsverzeichnis und geprüftem Angebot als Anlage, Vergütung und Zahlungsplan, Termine mit Vertragsstrafenregelung, Vertragsgrundlage nach VOB/B oder § 631 BGB, Sicherheiten, Nachtragsverfahren sowie Abnahme und Gewährleistung. Der Vertrag sollte vor der Unterschrift geprüft werden, nicht danach.

Ausschreibung und Vergabe im Überblick

Fazit: Der Preis wird in der Ausschreibung entschieden

Ausschreibung und Vergabe sind kein Verwaltungsakt zwischen Planung und Bau, sondern der Punkt, an dem die Wirtschaftlichkeit des gesamten Mieterausbaus entschieden wird. Der rote Faden durch alle sechs Schritte ist Vergleichbarkeit: ein vollständiges Leistungsverzeichnis, ein passender Bieterkreis, ein Preisspiegel auf Positionsebene und ein Vergabegespräch, das offene Punkte klärt, bevor unterschrieben wird. RESO ist ein Projektsteuerungsunternehmen mit Sitz in Berlin, das für Eigentümer und Verwalter von Bestandsimmobilien Ausschreibung, Vergabe und Bauüberwachung im Mieterausbau übernimmt, ohne selbst als Bieter oder Generalunternehmer am Verfahren teilzunehmen.

Häufige Fragen zu Ausschreibung und Vergabe

Muss ich einen Mieterausbau ausschreiben?

Rechtlich sind private Auftraggeber dazu nicht verpflichtet. Wirtschaftlich ist eine Ausschreibung fast immer sinnvoll, weil Preisunterschiede zwischen Angeboten für dieselbe Leistung im Ausbau regelmäßig im zweistelligen Prozentbereich liegen.

Was klärt das Vergabegespräch, das der Preisspiegel nicht zeigt?

Der Preisspiegel zeigt Zahlen, das Vergabegespräch zeigt die Personen und Kapazitäten dahinter. Termintreue, tatsächliche Verfügbarkeit des Baustellenteams und Reaktion auf kritische Rückfragen lassen sich nur im direkten Gespräch prüfen, nicht in der Tabelle.

Wie viele Angebote sollte ich einholen?

Drei bis fünf geeignete Angebote pro Gewerk. Weniger liefert keinen echten Preisvergleich, deutlich mehr schreckt gute Firmen ab. Entscheidend ist die Eignung der Bieter, nicht ihre Anzahl.

Ist das günstigste Angebot immer das beste?

Nein. Den Zuschlag sollte das wirtschaftlichste Angebot erhalten, also das beste Verhältnis aus Preis, Qualität, Terminsicherheit und Risiko. Ein extrem niedriger Preis auf Positionsebene kann auf Spekulationspreisen beruhen, wie ein Preisspiegel mit Einzelpositionen mehrerer Bieter sichtbar macht.

Was ist der Unterschied zwischen VOB/A und VOB/B?

Die VOB/A regelt das Vergabeverfahren und ist ausschließlich für öffentliche Auftraggeber verbindlich. Die VOB/B regelt den Bauvertrag selbst und kann von privaten Auftraggebern freiwillig vereinbart werden, als Alternative zum Werkvertragsrecht nach § 631 BGB.