Projektsteuerungsvertrag: Leistungsbild, Vergütung und Haftung richtig regeln
Was im Projektsteuerungsvertrag stehen muss: AHO-Leistungsstufen, Vergütungsmodelle im Vergleich, Vollmachten und Entscheidungsgrenzen sowie Haftung und Kündigung. Mit Vertragscheck.
Dieser Artikel ist Teil unseres umfassenden Artikels Grundlagen-Artikels zur Projektsteuerung.
Kurz gesagt: Ein Projektsteuerungsvertrag regelt vier Dinge: das Leistungsbild nach AHO mit den beauftragten Projektstufen, die Vergütung samt Nebenkosten und besonderen Leistungen, die Vollmachten und Entscheidungsgrenzen sowie Haftung und Kündigung. Entscheidend ist die Abgrenzung zur Projektleitung: Der Steuerer berät und kontrolliert, entscheidet aber nicht mit Außenwirkung.
Wer eine Projektsteuerung beauftragt, unterschreibt selten einen schlanken Vertrag. Die Leistungsbeschreibung ist komplex, die Vergütungsmodelle unterscheiden sich stark, und Haftungsfragen werden gern in Nebensätzen versteckt. Für Eigentümer und Asset-Manager komplexer Bestandsimmobilien in Berlin lohnt sich deshalb ein genauer Blick auf die Vertragsstruktur, bevor unterschrieben wird. Dieser Beitrag ordnet die wichtigsten Bausteine ein: vom AHO-Leistungsbild über Vollmachten und Vergütung bis zu Haftung, Kündigung und den Fehlern, die in der Praxis am häufigsten passieren.
Was regelt ein Projektsteuerungsvertrag?
Der Projektsteuerungsvertrag legt fest, welche Leistungen der Projektsteuerer für ein Bau- oder Sanierungsvorhaben übernimmt, mit welchen Befugnissen er ausgestattet ist und wie er dafür vergütet wird. Anders als bei der Objektplanung nach HOAI gibt es für die Projektsteuerung kein verbindliches Preisrecht mehr. Die Vergütung ist frei verhandelbar, was Chancen für passgenaue Modelle bietet, aber auch Risiken bei unklaren Formulierungen birgt.
Referenzpunkt für die Leistungsbeschreibung ist in der Praxis fast immer das AHO-Heft Nr. 9 ("Projektmanagementleistungen in der Bau- und Immobilienwirtschaft"). Es strukturiert die Leistungen in Projektstufen und Handlungsbereiche und wird von Gerichten regelmäßig als Auslegungshilfe herangezogen, auch wenn es selbst kein Gesetz ist.
Das AHO-Leistungsbild als Vertragsgrundlage
Wichtig für Eigentümer: Das AHO-Leistungsbild ist eine Matrix, keine Pauschale. Sie können und sollten einzelne Projektstufen und Handlungsbereiche separat beauftragen, je nachdem, wie viel Steuerung Ihr Bestand tatsächlich braucht.
Die 5 Projektstufen nach AHO
Stufe | Bezeichnung | Kerninhalt | Typisch relevant für |
|---|---|---|---|
1 | Projektvorbereitung | Bedarfsplanung, Machbarkeit, Grundlagenermittlung | Ankaufsprüfung, Nutzungskonzept |
2 | Planung | Steuerung der Planungsphasen, Kostenrahmen, Terminplanung | Sanierungs- und Umbauprojekte |
3 | Ausführungsvorbereitung | Vergabestrategie, Ausschreibung, Vertragsvorbereitung | Vor Baubeginn bei CapEx-Maßnahmen |
4 | Ausführung | Bauüberwachung koordinieren, Kosten- und Terminkontrolle | Laufende Baumaßnahmen |
5 | Projektabschluss | Abnahme, Dokumentation, Gewährleistungsmanagement | Übergabe an Property Management |
Für einen reinen Mieterausbau reicht oft die Beauftragung der Stufen 2 bis 4. Für ein größeres Bestandsobjekt mit mehreren CapEx-Maßnahmen über Jahre kann es sinnvoll sein, alle fünf Stufen vertraglich zu verankern, aber mit gestuften Abrufoptionen.
Die 5 Handlungsbereiche
A - Organisation, Information, Koordination, Dokumentation: Projektstruktur, Berichtswesen, Protokolle
B - Qualitäten und Quantitäten: Prüfung von Planungsständen gegen Bedarf
C - Kosten und Finanzierung: Budgetkontrolle, Kostenverfolgung, Mittelabfluss
D - Termine, Kapazitäten: Terminplanung, Steuerung der Gewerke- und Planerschnittstellen
E - Verträge, Versicherungen: Vergabeverfahren, Vertragscontrolling, Nachtragsprüfung
Ein häufiger Fehler ist, den Handlungsbereich E (Verträge, Versicherungen) gar nicht zu beauftragen und dann zu erwarten, dass der Projektsteuerer Nachträge der Baufirmen eigenständig prüft. Ohne ausdrückliche Beauftragung ist das nicht Teil des Leistungsbilds.
Vollmachten und Entscheidungsgrenzen
Der Projektsteuerer steuert, entscheidet aber nicht anstelle des Eigentümers. Trotzdem braucht er im Alltag Handlungsspielraum, sonst verzögert jede Freigabe das Projekt. Üblich und sinnvoll sind gestufte Vollmachten, zum Beispiel:
Freigabe von Rechnungen und Nachträgen bis zu einem definierten Betrag (in der Praxis oft zwischen 2.000 € und 10.000 € je Einzelfall, gestaffelt nach Projektgröße)
Terminliche Abstimmungen mit Planern und Bauunternehmen ohne Einzelfreigabe
Ausdrücklicher Vorbehalt für Entscheidungen mit Budgetrelevanz oberhalb der Bagatellgrenze, mit vertraglich fixierter Reaktionszeit des Eigentümers (üblich: 3 bis 5 Werktage)
Ohne klare Entscheidungsgrenzen entsteht entweder Stillstand, weil der Projektsteuerer bei jeder Kleinigkeit nachfragen muss, oder Kontrollverlust, weil er faktisch frei entscheidet. Beides sollte im Vertrag ausgeschlossen werden.
Vergütungsmodelle im Vergleich
Da die HOAI-Bindung für Projektsteuerungsleistungen entfallen ist, stehen drei Grundmodelle zur Wahl, die auch kombiniert werden können.
Modell | Funktionsweise | Vorteil für Eigentümer | Risiko |
|---|---|---|---|
Pauschalhonorar | Fester Betrag für definierten Leistungsumfang | Budgetsicherheit, planbare Kosten | Leistungsumfang muss präzise beschrieben sein, sonst Nachforderungen bei "Zusatzleistungen" |
Prozentsatz der Baukosten | Honorar koppelt sich an anrechenbare Kosten (oft 1,5 bis 3,5 Prozent) | Skaliert mit Projektgröße, einfache Kalkulation | Fehlanreiz: Honorar steigt mit den Kosten, Kostendisziplin sinkt |
Zeithonorar | Abrechnung nach tatsächlichem Aufwand mit Stundensätzen | Fair bei unklarem oder wechselndem Umfang, hohe Transparenz | Kostenobergrenze (Cap) zwingend vereinbaren, sonst keine Budgetsicherheit |
In der Bestandsimmobilie mit vielen kleineren, planbaren CapEx-Maßnahmen hat sich in der Praxis eine Kombination bewährt: Pauschale für den Grundauftrag je Projektstufe, Zeithonorar mit Kappungsgrenze für zusätzliche Abstimmungsleistungen. Ein reiner Prozentsatz auf die Baukosten sollte kritisch geprüft werden, da er dem eigentlichen Ziel der Projektsteuerung, nämlich Kosten zu senken, entgegenläuft.
Haftung und Versicherungsschutz
Die Projektsteuerung schuldet in der Regel eine Dienstleistung, keinen Erfolg im werkvertraglichen Sinn. Das bedeutet: Haftung entsteht bei nachweisbaren Pflichtverletzungen, etwa fehlerhafter Kostenkontrolle oder unterlassener Fristenüberwachung, nicht automatisch bei Kostensteigerungen oder Terminverzug, die andere Ursachen haben (Planer, Baufirmen, Marktentwicklung).
Für den Vertrag relevant sind vor allem drei Punkte:
Haftungshöchstgrenze: Üblich ist eine Begrenzung auf die Höhe der Deckungssumme der Berufshaftpflichtversicherung, oft gestaffelt nach Vorsatz/grober Fahrlässigkeit (unbegrenzt) und einfacher Fahrlässigkeit (begrenzt)
Nachweis der Berufshaftpflichtversicherung: Deckungssumme sollte zum Projektvolumen passen, bei größeren Bestandsprojekten sind 1 bis 3 Millionen Euro pro Schadensfall keine Seltenheit
Verjährungsfristen: Ohne abweichende Regelung greift regelmäßig die regelmäßige Verjährungsfrist des BGB; bei Dienstleistungsverträgen empfiehlt sich eine klare vertragliche Fixierung, um spätere Streitigkeiten zu vermeiden
Eigentümer sollten sich vor Vertragsschluss den aktuellen Versicherungsnachweis vorlegen lassen, nicht nur eine allgemeine Erklärung im Vertragstext.
Kündigungsregeln
Da Projektsteuerungsverträge meist Dienstverträge mit werkvertraglichen Elementen sind, ist die Kündigungslage nicht immer eindeutig. Sinnvoll ist eine vertragliche Klarstellung mit folgenden Bausteinen:
Ordentliches Kündigungsrecht mit angemessener Frist (häufig 3 Monate zum Ende einer Projektstufe, nicht mitten in einer laufenden Bauphase)
Außerordentliches Kündigungsrecht bei wichtigem Grund, mit Beispielen im Vertrag (z. B. wiederholte Fristversäumnis, fehlende Berichterstattung)
Regelung zur Vergütung bereits erbrachter Leistungen bei vorzeitiger Beendigung, insbesondere bei Pauschalhonoraren
Herausgabepflicht für Unterlagen, Protokolle und Kostendaten bei Vertragsende, damit ein Nachfolger nahtlos übernehmen kann
Die 5 häufigsten Vertragsfehler
Pauschale Verweise ohne konkrete Leistungsauswahl: "Es gilt das AHO-Leistungsbild Projektmanagement" ohne Auswahl der beauftragten Projektstufen und Handlungsbereiche führt zu Streit über den tatsächlichen Umfang.
Fehlende oder zu weite Entscheidungsvollmachten: Entweder lähmt jede Kleinigkeit das Projekt, oder der Projektsteuerer entscheidet faktisch über das Budget des Eigentümers.
Prozentvergütung ohne Deckelung: Ohne Kappungsgrenze wächst das Honorar mit jeder Kostensteigerung mit, ein Fehlanreiz gegen Kostendisziplin.
Unklare Abgrenzung zur Bauüberwachung: Projektsteuerung und örtliche Bauüberwachung werden oft verwechselt oder doppelt vergütet, weil Leistungsbilder sich überschneiden.
Fehlende Regelung zu Nachtragsprüfung: Wenn Handlungsbereich E nicht explizit beauftragt ist, prüft der Projektsteuerer Nachträge der Baufirmen möglicherweise nicht, obwohl der Eigentümer genau das erwartet.
Muster-Klauselpunkte für die Checkliste
Kein Ersatz für rechtliche Prüfung, aber eine Orientierung, welche Punkte im Vertragsentwurf konkret geregelt sein sollten:
Präzise Auflistung der beauftragten Projektstufen (1 bis 5) und Handlungsbereiche (A bis E) mit Verweis auf AHO Nr. 9
Definition der Vollmachtsgrenzen in Euro-Beträgen, nicht nur in allgemeinen Formulierungen
Vergütungsmodell mit Fälligkeiten, Abschlagszahlungen und Regelung für Zusatzleistungen außerhalb des Grundauftrags
Haftungshöchstgrenze mit Bezug auf die nachgewiesene Deckungssumme der Berufshaftpflichtversicherung
Kündigungsfristen, Kündigungsgründe und Regelung zur Vergütung bei vorzeitiger Beendigung
Pflicht zur regelmäßigen, formal definierten Berichterstattung (Turnus, Inhalt, Empfänger)
Herausgabepflicht für Projektunterlagen bei Vertragsende
Sprechen Sie mit uns: Wir arbeiten mit klaren AHO-basierten Verträgen — transparent in Leistung und Honorar. Projekt anfragen
Passend dazu: die Aufgaben der Projektsteuerung nach AHO und die üblichen Honorarsätze.
Häufige Fragen
Ist die Beauftragung nach AHO-Leistungsbild verbindlich?
Nein, es gibt seit Wegfall der HOAI-Bindung für Projektsteuerungsleistungen kein verbindliches Preisrecht mehr. Das AHO-Heft Nr. 9 dient aber als etablierte Referenz für die Leistungsbeschreibung und wird auch von Gerichten zur Auslegung herangezogen. Ein präziser Verweis im Vertrag schafft Rechtssicherheit für beide Seiten.
Kann ich nur einzelne Projektstufen beauftragen?
Ja, und das ist in der Praxis üblich. Gerade bei Bestandsimmobilien mit einzelnen CapEx-Maßnahmen reicht oft die Beauftragung der Stufen Planung, Ausführungsvorbereitung und Ausführung. Wichtig ist, dass im Vertrag klar steht, welche Stufen ausgeschlossen sind, damit später kein Streit über vermeintlich stillschweigend mitbeauftragte Leistungen entsteht.
Welches Vergütungsmodell ist bei Sanierungsprojekten im Bestand sinnvoll?
Für planbare, klar abgegrenzte Maßnahmen bietet sich eine Pauschale je Projektstufe an. Bei Projekten mit unsicherem Umfang, etwa wenn erst eine Datenraumanalyse oder Bestandsaufnahme zeigt, wie umfangreich die Maßnahme wird, ist ein Zeithonorar mit vertraglich fixierter Kostenobergrenze die fairere Lösung für beide Seiten.
Haftet der Projektsteuerer für Kostensteigerungen?
Nur, wenn eine konkrete Pflichtverletzung nachweisbar ist, etwa eine unterlassene oder fehlerhafte Kostenkontrolle. Kostensteigerungen durch Marktentwicklung, Planungsänderungen des Eigentümers oder Fehler von Planern und Baufirmen fallen nicht automatisch in die Haftung der Projektsteuerung. Deshalb lohnt sich eine klare vertragliche Definition der Berichts- und Kontrollpflichten, damit im Streitfall nachvollziehbar ist, wer wofür verantwortlich war.
Was passiert mit den Projektunterlagen, wenn der Vertrag endet?
Das sollte der Vertrag ausdrücklich regeln. Sinnvoll ist eine Herausgabepflicht für alle Protokolle, Kostendaten und Terminpläne unmittelbar nach Vertragsende, damit ein Nachfolger oder das Property Management ohne Informationsverlust übernehmen kann. Ohne diese Klausel kommt es in der Praxis häufig zu Verzögerungen bei der Übergabe.
Sprechen Sie mit uns
Wir arbeiten mit klaren AHO-basierten Verträgen — transparent in Leistung und Honorar.
Projekt anfragen
